Reglamento para el uso de GitHub y DropBox

El Área de Planeación Colaborativa (APC) usa GitHub y Dropbox como gestor de proyectos y tareas, así como repositorios para códigos y de activos de información. A continuación se describe el uso que se les da y reglas de uso:

GitHub:

1. Gestor de proyectos
   • Mejora la asignación de tareas y responsabilidades
   • Gestiona los flujos de información
   • Permite rastrear procedimientos y tareas
   • Permite transparencia y rendición de cuentas
2. Repositorios para códigos abiertos y disponibles para la comunidad

Es importante considerar que el gestor de proyectos de APC es público por lo que es necesario seguir las siguientes reglas al hacer uso de él.

Reglas para el uso del GitHub

Para crear un issue (“new issue”) se debe:

• Poner un título (“Title”). Iniciar con un verbo que indique la actividad y terminar con un enunciado que facilite el entendimiento del issue (tarea)
• Agregar al final de la oración el proyecto o categoría para identificar la tarea (ORGANIZACION_APC, MEGADAPT, IAI, PACIFICO, etcétera) anteponiendo un signo de # al final del enunciado (ejem. #IAI)

En la sección de comentarios (leave a comment)

• Añadir la ubicación de donde están los insumos y donde estarán ubicados los productos (ejem. OTROS/servicio_social/ss_oipa).
• Definir las actividades necesarias para cumplir con el “issue”
• Asignar uno o varios responsables (Assignees)
• Etiquetar a los colaboradores que van a intervenir en la actividad (labels)
• Agregar “milestones” periodos o hitos de la actividad si es necesario
• Poner @ (“arrobar”) a los colaboradores no asignados para notificar los avances referentes a la actividad. Estas notificaciones les llega vía correo electrónico. Escribir @ seguido del nombre del colaborador o usuario
• Registrar los avances o comentarios en general que se tienen de la actividad, si es el caso.

En el seguimiento de las actividades se debe:

• Reportar avances
• Describir procesos, suposiciones, cambios, acuerdos, problemas, interrupciones a procesos, pausas, motivos de cancelación y cierre
• “Arrobar” a los colaboradores que tienen que ser notificados para intervenir, hacer y/o revisar alguna actividad
• Mantener actualizada la dirección si esta cambia durante el procesamiento de la actividad

• Agregar etiquetas, las cuales son:

  • Usuario: etiquetar a los usuarios para que encuentren fácilmente sus issues o para notificar que otro usuario espera respuesta o verificación. Si los usuarios etiquetados no usan el sistema frecuentemente, es mejor “arrobarlos”.
  • Actividad permanente: la actividad se hace cada semana. El issue no se cierra
  • Notificación: algún aviso que se quiera dar realcionada a la actividad
  • Pausa: detener durante un tiempo o indefinidamente el desarrollo de la actividad
  • Prioridad: actividad que se considera más importante que otra. Issue prioritario para el(los) usuario(s)
  • Procesando: actividad que se está llevando a cabo. Issue en el que está trabajando el(los) usuario(s)
• Desglosar las tareas cuando sean más de una, o cuando haya más de un comentario independiente. Numerarlos y dar seguimiento con la numeración
• Cerrar una vez que los responsables de verificación o de recepción de entregables sean notificados
• Notificar al responsable de activos siempre que se agregue nueva información para su gestión y verificación
• Colocar como título en la sección de los comentarios si es un Avance, Actualización

Restricciones de Uso

• No compartir ligas completas del Dropbox por este medio, solo se escribe la ruta en donde se encuentra el producto (subcarpetas).
• Evitar agregar enlaces abiertos (sin contraseña) de Dropbox
• Evitar escribir nombres completos de personas en títulos y comentarios
• Aplicar la política de “no harm” de información personal y de terceros
• Evitar mensajes personales que no estén relacionados con el mantenimiento de la bitácora del proceso o issue
• Minimizar el etiquetado de usuarios (@usuario) a necesidades reales de colaboración
• No cerrar, editar o modificar issues si no están asignados, son los generadores del issue o responsables de su coordinación.
• Mantener las bitácoras con un lenguaje profesional que permita dar seguimiento al procesamiento de las tareas.

Una vez terminada la actividad se cierra el issue (Close issue), éste se puede reabrir si la actividad llega a continuar.

Cuando se requiera revisar una tarea terminada ya cerrada, reabrir el issue y continuar la bitácora en el issue original.

Dropbox:

1. Repositorio de activos de información
   • Permite una organización por proyectos principales
   • Permite subir y guardar archivos de cualquier formato y tamaño
   • Permite tener los archivo sincronizados localmente en la computadora
   • Cuenta con versiones de archivos
   • Permite recuperar archivos eliminados
   • Se puede compartir la información mediante una liga

Es importante considerar que el dropbox es el repositorio de proyectos de APC, es una cuenta privada por lo que es necesario seguir las siguientes reglas al hacer uso de él.

Reglas para el uso del Repositorio DropBox

Los colaboradores tienen que seguir las siguientes reglas para el uso del repositorio:

• Recibir capacitación en el uso general del Dropbox.
• Contestar el formulario de “Diagnóstico en el uso del Dropbox” y aprobarlo con mínimo 8 respuestas correctas. Única forma de conocer cuenta y contraseña de acceso al DropBox
• Proporcionar al administrador de Dropbox el nombre de las computadoras, el sistema operativo y el IP de donde usarán el Dropbox
• Tener conocimiento en la organización general del Dropbox, ver el Procedimiento de organización general
• Tener conocimiento de la organización por proyecto (ver el Procedimiento de organización general)
• Tener instalado la versión de escritorio del Dropbox en C:\
• Tener sincronizado el Dropbox en la computadora de uso solo con las carpetas que se estén ocupando con la opción de “Sincronización selectiva”
• Saber a qué nivel pueden sincronizar carpetas en las computadoras
• Conocer cómo compartir carpetas con colaboradores internos y externos
• Notificar al responsable de gestión de activos de información de los movimientos de los activos (cambio de carpeta e ingreso o egreso) dentro de los proyectos
• Utilizar y verificar los protocolos de nombres y organización
• Respaldar la información en disco duros externos cada semana (ver Protocolo de gestión de activos de información)
• Eliminar la selección de carpetas cuando ya no se estén ocupando
• Eliminar la selección de carpetas y la cuenta del dropbox en la computadora cuando se deje de colaborar en el Área de Planeación Colaborativa

El cumplimiento de estas reglas es indispensable para el uso del repositorio, sino se restringirá el acceso a la cuenta del Dropbox.

Restricciones de uso

• Evitar publicar enlaces de Dropbox en GitHub u otros espacios no controlados
• No compartir carpetas de Dropbox personales, con propiedad diferente a DropBox (LANCIS). Las carpetas con propiedad diferente a DropBox (LANCIS), no permite tener el control por parte del repositorio y si las carpetas se eliminan de origen no hay posibilidad de restauración por parte de DropBox (LANCIS).
• No eliminar archivos o carpetas dentro del DropBox, excepto de sus carpetas de trabajo. La única persona con esas facultades es la responsable de gestión de activos de información (RGAI) del proyecto
• No crear carpetas en raíz. En caso de necesitar la creación de alguna, solicitarla a la RGAI
• No sincronizar o compartir carpetas principales, ejemplo: MEGADAPT
• Compartir subcarpetas a través de vínculos mensuales a colaboradores externos
• Verificar con el responsable de activos de la carpeta si se requiere renombrar, mover o crear carpetas fuera de sus carpetas de trabajo
• Asegurar que las carpetas sean creadas dentro del dominio de LANCIS para asegurar la propiedad y posibilidad de restauración de archivos. En caso contrario, transferir la propiedad al dominio de LANCIS.