Coordinación interna del Área de Planeación Colaborativa del Laboratorio Nacional de Ciencias de la Sostenibilidad.
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Objetivo: Establecer los lineamientos a seguir para la petición de servicio del uso del Anfiteatro para presentaciones por parte de externos al Laboratorio Nacional de Ciencias de la Sostenibilidad (LANCIS).
Alcance: Este protocolo aplica para el personal de instituciones dentro y fuera de la UNAM.
En este protocolo se describen los requisitos y las actividades a seguir para solicitar y hacer uso del servicio de la sala de inmersión del Anfiteatro para presentaciones.
No aplica.
El coordinador de la presentación deberá hacer la solicitud a algún investigador (enlace) o al jefe de departamento de LANCIS mediante correo electrónico o llamada telefónica, mínimo tres semanas antes de la fecha de realización de la presentación. Si la petición es dirigida a algún investigador, éste deberá notificar al jefe de departamento de LANCIS.
El coordinador de la presentación deberá entrar a la página web de LANCIS LANCIS (Reserva la sala de inmersión), leer el reglamento de uso y, a través del enlace en LANCIS se llenará el formato para apartar la sala. El enlace llenará un formato por cada día de ensayo que se requiera y por el día de la presentación dos semanas antes de dichos eventos.
El coordinador de la presentación enviará la siguiente información a la dirección de correo electrónico del enlace para hacer el apartado de la sala de inmersión y para la realización del evento. • Correo electrónico • Nombre completo
Productos o acuerdos esperados • Tipo de evento • Número de personas (mínimo 10, máximo 30) • Fecha del evento • Hora de inicio del evento • Hora de término del evento • Uso del equipo
El coordinador y colaboradores en la elaboración de la presentación se reunirán con el personal designado en LANCIS para prestar el servicio del Anfiteatro (operador de la plataforma, capacitador y personal de logística) con el objeto de mostrarles el procedimiento a seguir para elaborar y desplegar una presentación. La reunión deberá realizarse una semana antes de la fecha de presentación
A continuación se describen los requisitos y las recomendaciones para elaborar las presentaciones.
Formato de las diapositivas • Imágenes en formato png de tamaño 1080 x 1920 pixeles y resolución 300 ppi. Series de imágenes • Para series de imágenes en la misma pantalla es indispensable finalizar el nombre de los ar-chivos con sl_#_0#.png. Ejemplo: sl_1_01.png, sl_1_02.png, etc. Fuente PowerPoint de las diapositivas • Pantalla panorámica (proporción 16:9)
El personal de logística creará una carpeta para la presentación con la estructura de carpetas de las presentaciones internas (verprotocolo de organización de activos de información, sección presentaciones).Todas las diapositivas que se entreguen para la presentación deberán quedar en la siguiente ruta:
• DropBox/ENTREGAS/nombre_presentación/plataforma/slides
Dentro de la subcarpeta de insumos se colocarán los documentos necesarios para presentación, como la Plantilla de las presentaciones en Anfiteatro y guión, el “Manual para ajustar el tamaño de slides generadas en PowerPoint a la resolución del Anfiteatro”, Acciones de PowerPoint, Protocolo de petición de servicio de la sala de inmersión Anfiteatro para externos, la hoja de asistencia y la minuta.
El personal de logística enviará el vínculo de la carpeta en Dropbox generada para la presentación, al coordinador y a los colaboradores que están trabajando en la elaboración de la presentación para que coloquen los slides finales y el guión de la presentación en esta carpeta y tengan acceso a los insumos.
Título de la presentación • Tamaño de letra: 32-36 p Subtítulo de la presentación • Tamaño de letra: 28-24 p Títulos de diapositivas • Tamaño de letra: mínimo 20 Subtítulos dentro de diapositivas • Tamaño de letra: 18 Texto de tablas • Tamaño de letra: mínimo 16 Texto en diapositivas • Tamaño de letra: 18 Nombre de las diapositivas • Inicio con sl_#.png. Ejemplo: Slide 1 de pantalla 1 = sl_1.png
Para generar los slides finales que se proyectarán en las pantallas del Anfiteatro de Decisiones de LANCIS es necesario re-escalar las diapositivas de la presentación de PowerPoint. Para hacer esto hay que modificar la resolución de exportación a 300ppi. Para hacerlo es necesario ver el “Manual para ajustar el tamaño de slides generadas en PowerPoint a la resolución del Anfiteatro”.
Después de modificar la resolución, se exporta cada diapositiva a PNG con esta resolución. Las dia-positivas al ser exportadas a la máxima resolución, tienen un tamaño de 3000 x 1687 pixeles para man-tener la mejor calidad de imagen. El siguiente paso es reducir las imágenes de las diapositivas o slides en Photoshop para que queden a tamaño pantalla del Anfiteatro. Todo este procesamiento se explica paso a paso en el Manual antes mencionado.
Una vez generados todos los slides de la presentación se deberán nombrar de acuerdo al orden de la presentación (ver nombre de las diapositivas o slides). Finalmente, por medio de la plantilla del guion se hará el guion con las imágenes de los slides para que se pueda generar el guion en la plataforma.
El coordinador subirá a la carpeta de la presentación de Dropbox, los slides finales y el guión en PowerPoint de la presentación para que el operador pueda generar el guion en la plataforma antes de que se lleven a cabo los ensayos. Los slides finales deberán estar disponibles cuatro días antes de la presentación. Los ensayos serán la única oportunidad para hacer correcciones. Los ensayos se harán tres días antes de la presentación. El día de la presentación no se harán correcciones al guion de la plataforma. Si se hacen correcciones a los slides posteriores a los ensayos, será responsabilidad del coordinador la calidad y la funcionalidad de los mismos.
El coordinador de la presentación tiene la obligación de imprimir y entregar a LANCIS después del evento los siguientes documentos:
• Hoja de asistencia • Minuta
No aplica