Protocolo de logística
Objetivo y alcance
Objetivo: Definir las actividades y responsabilidades en la planeación de una reunión en el anfiteatro.
Alcance: Aplica para las reuniones organizadas por el equipo del Área de Planeación Colaborativa (APC).
Protocolo
La organización de reuniones y/o presentaciones que se generan en APC deberán cumplir con las actividades descritas en este protocolo.
Materiales, equipos y reactivos
Materiales
- Lista de asistencia
- Orden del día
- Identificadores
- Documentos a repartir
- Copias de la presentación
- Material de trabajo
- Registro de observaciones
Equipo
- Pantallas
- Micrófonos
- Enlace para videoconferencia
- Equipo de cómputo para el funcionamiento de la plataforma de presentación
- Equipo de video
- Equipo de grabación
- Equipo fotográfico
Actividades y responsables
Planeación
La planeación inicia con una reunión, al menos con una semana de anticipación, para definir, con el responsable del proyecto los siguientes temas: la elaboración de la presentación y la logística de la presentación. A continuación, se enlistan las actividades a realizar en la reunión.
Planificación de la presentación
- Definir los objetivos de la presentación
- Definir el tipo de presentación
- Identificar a los participantes
- Identificar los insumos requeridos
- Definir roles y responsabilidades
- Definir al coordinador de la presentación que será el encargado de la toma de decisiones
- Asignar al colaborador responsable de la presentación que se encargará de aplicar y verificar el Protocolo de organización de activos de información
- Establecer tiempos de entrega
Logística de la presentación
Dependiendo del tipo de presentación se realizarán alguna o todas de las actividades que se describen a continuación:
ORGANIZACION_APC/apc_iso/formatos_solicitud
Archivo para solicitud de grabadoras: formato_solicitud_equipo_lancis. docsx
ORGANIZACION_APC/apc_plantillas/plantillas_presentaciones
Archivo esquema_sala_inmersion.ai
ORGANIZACION_APC/apc_iso/protocolos/protocolo_logistica
Archivo de orden del día: anexo3_d_programa.docx
Archivo de identificadores: anexo4_plantilla_nombres_invitados.ait
- Determinar los medios e infraestructura requeridos para la presentación (pantallas, micrófonos, videoconferencia, grabadoras, plataforma para la presentación)
- Tramitar las solicitudes de préstamo del equipo de audio de LANCIS
- Establecer roles y responsabilidades de los colaboradores en el desarrollo de la presentación (personal de recepción, toma de asistencia, operador de la presentación/plataforma, operador del audio y video)
- Identificar medios de comunicación que puedan cubrir el evento (si es el caso) medios impresos, radio, televisión, etc.
- Convocar a los medios para la presentación, informando fecha, hora, lugar, instituciones involucradas y participantes
Elaboración de la presentación
El responsable de la presentación crea la carpeta y subcarpetas necesarias dónde se alojarán y desarrollarán los entregables conforme al protocolo de organización de activos de información, indicando:
- Nombre de los archivos de acuerdo al Protocolo de oranización de activos de información
- Los insumos con la coordinación interna y/o el jefe de laboratorio
- Los entregables terminados con la coordinación (imágenes, gráficas, mapas, GIF, guion)
- Una vez realizada la entrega parcial se debe obtener retroalimentación de la demás áreas
- Con ellas, se realizan las correcciones
Al finalizar los entregables se debe:
- Preparar el guion de la presentación
-
Elaborar los materiales de logística para la presentación:
- a) Lista de asistencia con autorización de grabar video y tomar fotos (pcr_fra_sigc.docx),
- b) Orden del día (anexo3_d_programa.docx),
- c) Identificadores (plantilla_nombres_invitados),
- d) Documentos a repartir,
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e) Copias de la presentación
- Verificar logística, medios e infraestructura requerida
- Enviar programa y lista de participantes al Coordinador de la institución con la que se esté colaborando para la presentación (si fuera el caso)
- Confirmar la asistencia de los participantes
- Confirmar la asistencia de los medios de comunicación y enviar un resumen de la presentación.
- Enviar a medios de comunicación, el orden del día y resumen de la presentación además de la lista de los asistentes
- Esquematizar el recinto donde se llevará a cabo la presentación y la numeración de asientos, tomando en cuenta la disposición de espacios, localización de acceso, pantallas, equipo auxiliar, muebles y asientos disponibles. Cuando se utilice la sala de inmersión de LANCIS, los lugares se enumeran en pares del lado derecho de la sala, y los impares del lado izquierdo Esquema de la sala de inmersión
-
Asignar los lugares de acuerdo con:
- a) si es participante directo del proyecto,
- b) si el participante viene sólo o con algún asesor,
- c) si tiene previo conocimiento del proyecto y qué tanto conoce de él,
-
d) si son observadores
- Colocar los identificadores de acuerdo a la asignación de lugares y personas confirmadas
Desarrollo de la presentación
El día de la presentación se llevan a cabo las siguientes actividades:
- Llegar de una a dos horas de anticipación a la presentación para verificar que esté todo listo para el evento
- Colocar las listas de asistencia en la recepción del anfiteatro
- Colocar los materiales de la presentación en los lugares de los participantes
- Generar nuevos materiales (si es el caso)
Las personas asignadas para las actividades de logística deben:
- Estar en la entrada del estacionamiento, en caso de que los invitados necesiten estacionamiento. El encargado tendrá una lista de los invitados e informará a la persona encargada de la recepción, la llegada de los invitados para la preparación del gafete o la asignación del lugar
- Recibir a los asistentes, invitarlos a que se registren, y a que pasen a la recepción antes de entrar al anfiteatro a tomar alguna bebida o botana
- Invitar a los participantes, a que entren a la sala donde se llevará a cabo la presentación
- Verificar en el esquema de lugares asignados, indicarles su lugar y/o acompañarlos a su asiento. Los gafetes tendrán algún clasificador (color, figura, etc.) para poder asignar los lugares de forma más eficiente
- Asignar los espacios para los medios y colaborar con ellos en lo que necesiten
- Esperar a los asistentes retrasados cuando así lo hayan solicitado
Las personas asignadas como observadoras deberán:
- Tener la lista de asistentes, el esquema de asignación de lugares y el documento de registro. Previamente los observadores se repartirán a los sujetos a observar.
Seguimiento
Al término de la reunión se realizarán las siguientes actividades:
Equipo de trabajo
- Recolectar, escanear y archivar las listas de asistencia en papel y digital
- Revisar la sala de inmersión y dejar todo en orden
- Hacer el reporte del registro de observaciones y enviarlo a la persona responsable del análisis de transdisciplina
Coordinador responsable de la presentación
- Generar una presentación con las imágenes de la plataforma no incluidas en el archivo PPTX original (si es el caso). El nuevo archivo deberá guardarse tanto en formato PPTX como PDF.
- Guardar la información en la carpeta del proyecto
- Respaldar toda la información de la presentación
- Distribuir la información a los medios de comunicación (si es el caso) y/o a las instituciones involucradas en la reunión
- Hacer reunión de retroalimentación de la presentación
Referencias
No aplica