Protocolo de logística para reuniones y/o talleres externos

Objetivo y alcance

Objetivo: Definir las actividades, materiales y responsabilidades en la planeación de una reunión y/o taller externo.

Alcance: Aplica para los colaboradores que participan en las reuniones y/o talleres organizadas por el equipo del Área de Planeación Colaborativa (APC).

Protocolo

Los colaboradores deben cumplir con las actividades descritas en este protocolo para la organización de reuniones y/o talleres externos.

Actividades:

Planeación
Elaboración de la presentación
Desarrollo de la reunión y/o taller
Seguimiento

Puntos importantes a considerar

Impresión de listas de asistencia y minuta
Cuál es el procedimiento de salida de equipo
Cual es el procedimiento para seguros de viaje

Materiales, equipos y reactivos

Materiales

Listas de asistencia
Permisos de foto y video
Orden del día y minuta
Documentos a repartir
Extensiones
Multicontactos
Hojas blancas
Hojas rotafolio
Post it
Etiquetas
Block para notas
Lápices
Plumón pizarrón blanco
Plumón permanente
Maskin tape
Enchufe adaptador
Adaptadores VGA
Gafetes
Agenda del evento

Equipo

Equipo de cómputo
Equipo de proyección
Equipo de grabación de sonido
Equipo fotográfico
Formato de salida de equipo
Equipo de video
Micrófonos
Enlace para videoconferencia
Extensiones

Otros

Servicio de café
Servicio de alimentación
Traducción simultánea
Internet
Invitaciones
Convocatoria a los medios de comunicación

Nota: La cantidad del material y del equipo dependerá del número de participantes de la reunión y/o taller.

Actividades y responsables

1. Planeación

La planeación iniciará con una reunión del equipo de trabajo que irá a la sesión con la meta de definir el objetivo del evento y la asignación de responsables para preparar la logística del mismo.

Esta reunión se realizará con una anticipación de una a dos semanas antes del día de la reunión y/o taller.

1.1 Planificación de la reunión y/o taller

Definir los objetivos
Identificar a los participantes
Identificar los insumos requeridos
Definir roles y responsabilidades
Definir al coordinador de la reunión y/o taller

1.2 Logística de la reunión y/o taller

Dependiendo del tipo de reunión y/o taller se realizarán alguna o todas de las actividades que se describen a continuación:

Desarrollar el orden del día
Imprimir lista de asistencia
Actualizar e imprimir permisos de foto y video
Determinar los materiales para la reunión y/o taller (ver lista de materiales)
Hacer trámites de salida (vale de entrada y salida de equipo y mobiliario y seguros de viajero)

Formato registro de asistentes

ORGANIZACION_APC/apc_iso/formatos_lista_asistencia/FRA_SGC VER 1.docx

Formato de registro de reunión (minuta)

ORGANIZACION_APC/apc_iso/formatos_lista_asistencia/FRR_SGC VER 1.docx

Formato de permiso de foto y video en español e inglés

ORGANIZACION_APC/apc_iso/formatos_lista_asistencia/permiso_foto_video_es.docx

ORGANIZACION_APC/apc_iso/formatos_lista_asistencia/permiso_foto_video_ingles.docx

1.3 Procedimiento de salida de equipo

Para solicitar el cañón, la cámara de video y el tripié se debe escribir un correo a la técnica académica Lakshmi Charli solicitando el equipo y notificando los días y el motivo de uso. Ella enviará los formatos correspondientes para el préstamo del equipo. Estos formatos deben ser llenados y firmado por el investigador responsable del proyecto.

Para la salida de equipo interno del Área de Planeación Colaborativa, el vale de entrada y salida de equipo y mobiliario debe ser llenado y firmado por el investigador responsable del proyecto, la Secretaría Administrativa y el vigilante de turno.

Vale de entrada y salida de equipo y mobiliario

1.4 Procedimiento de seguros de viajero

Académicos y técnicos, se tiene que tramitar el “Seguro de vida nacional y extranjero Metlife”, el cual se encuentra en la sección de Formatos Secretaría Administrativa de la página del Instituto de Ecología.

Estudiantes, se debe tramitar la póliza para prácticas de campo.

Los trámites se deberán realizar con 5 días hábiles previos a la salida; los formatos se encuentran en la página del Instituto de Ecología - UNAM

Para activar la póliza es encesario entregar en la Secretaría Administrativa el formato de prácticas de campo llenado debidamente y firmado por el investigador responsable, y una copia de la identificación oficial (INE o pasaporte vigente) por cada alumno que va a participar en las reuniones y/o talleres fóraneos.

Proveedores, en caso de no contar con un seguro de gastos médicos deberán contratar un seguro de gastos médicos de viajero por el tiempo que dure el viaje.

2. Elaboración de la presentación

En caso de requerir una presentación se deberá revisar el Protocolo de logística y/o Protocolo de organización de activos de información

3. Desarrollo de la reunión y/o taller

El día de la reunión y/o taller se llevarán acabo las siguientes actividades:

Llegar treinta minutos con anticipación a la sesión para verificar la infraestructura requerida. y material para la sesión.
Colocar las listas de asistencia.
Colocar el equipo de grabación de sonido en un lugar estratégico para que se pueda grabar a todos los participantes.
Preparar el equipo de cómputo y proyección.
De requerirse, preparar la mesa del coffee brake

La persona asignada para las actividades de logística deberá:

Verificar que la grabadora está encendida y apagarla cuando termina la sesión.
Verificar que todos los participantes se registren en la lista asistencia.
Verificar que el equipo y material esté completo

4. Seguimiento

Al término de la reunión se realizarán las siguientes actividades:

Equipo de trabajo

Recolectar las listas de asistencia, equipo de cómputo y material
Revisar el lugar de la reunión y dejar todo en orden

Coordinador responsable de la reunión y/o taller

Una vez que estén de regreso en APC deberá realizar las siguientes actividades:

Escanear y guardar la información física recopilada
Mandar a los participantes la minuta de la reunión y/o taller

Referencias

No aplica