planeacion-colaborativa

Coordinación interna del Área de Planeación Colaborativa del Laboratorio Nacional de Ciencias de la Sostenibilidad.

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Procedimiento de organización general del Área de Planeación Colaborativa (APC), Laboratorio Nacional de Ciencias de la Sostenibilidad (LANCIS)

Objetivo y alcance

Objetivo: Dar a conocer la forma de organización del trabajo en el Área de Planeación Colaborativa (APC).

Alcance: Los colaboradores del APC del LANCIS deberán seguir el presente procedimiento, el cual describe la forma de trabajo colaborativo a seguir para la organización general del área.

Términos, definiciones y abreviaturas:

Responsabilidad y autoridad:

Descripción de actividades

Índice

  1. Gestión de actividades

    1.1 Uso del GitHub

    1.2 Registro de actividades y entregables

    1.3 Boletín informativo de revisión de actividades

  2. Gestión de activos de información

    2.1 Uso del Dropbox

     2.1.1 Organización del DropBox
  
 2.1.2 Sincronización del DropBox
  
 2.1.3 Reorganización de carpetas del DropBox
  
 2.1.4 Reglas para el uso del Repositorio DropBox

    2.2 Respaldo de información

    2.3 Organización de activos de información

  3. Uso de equipo

  4. Uso de las instalaciones

Puntos importantes a revisar

1. Gestión de actividades {#seccion 1}

El proceso de gestión de actividades consiste en:

Dichas actividades pueden:

  1. Resultar en una solicitud de diseño (ver protocolo de solicitud de diseño)
  2. Ser resultado de una solicitud externa (ver protocolo de petición de servicios)
  3. Ser resultado de una solicitud interna (ver protocolo de petición de servicios)

Este tipo de actividades tienen que estar aprobadas por el coordinador.

Las tareas finalizadas tienen que ser verificadas antes de la entrega (ver Procedimiento de verificación de productos).

1.1 Uso del GitHub

El uso del GitHub como gestor es indispensable en la organización y comunicación de actividades programadas por los colaboradores, por lo tanto, es indispensable que los colaboradores tengan una cuenta.

Pasos para tener una cuenta

El repositorio a usar en la organización y comunicación de las actividades programadas es:

lancis-apc/planeacion-colaborativa

Reglas para el uso del GitHub

Los colaboradores tienen que registrar sus actividades en “issues” y seguir el Reglamento de uso de GitHub y DropBox para crear y dar seguimiento a los “issues”.

1.2 Registro de actividades y entregables (google drive)

En esta hoja los técnicos por proyecto además de registrar las mismas actividades que han registrado en el GitHub tienen que registrar:

1.3 Boletín informativo de revisión de actividades

Este boletín se generará como un “issue” en GitHub. El objetivo es mantener informado al investigador responsable de proyectos del estatus de los proyectos que se realizan en APC. De esta forma, el investigador responsable definirá las actividades y prioridades de trabajo, y atenderá las actividades urgentes de resolver.

Este boletín se hará cada semana independientemente que se tenga reunión con el investigador responsable.

A continuación se describen sus características:

2. Gestión de activos de información

El APC cuenta con dos tipos de repositorios para la gestión de los activos de información:

Es obligatorio que todos los colaboradores trabajen y guarden sus archivos directamente en los repositorios permanentes.

El APC cuenta con una cuenta en el dropbox de tipo empresarial, la cual permite:

En el APC se cuenta con dos modalidades para trabajar en el dropbox:

2.1.1 Organización del DropBox {#seccion 211}

El DropBox está organizado por los proyectos principales, las cuales están nombradas en mayúsculas, ejemplo:

DropBox (LNCS)\
└── ADMIN\
└── CAPACITACION\
└── CARPETAS_TRABAJO\
└── DISENO\
└── IAI\
└── MEGADAPT\
└── OIPA\
└── ORGANIZACION_APC\
└── OTROS\
└── PACIFICO\
└── PAPIIT\
└── POSGRADO\
└── PRESENTACIONES\
└── PUBLICACIONES\

Los responsables de la gestión de activos de información son las personas encargadas de crear la estructura de carpetas en el Dropbox y de vigilar que los colaboradores sigan el protocolo de organización de activos de información y el reglamento para el uso de GitHub y DropBox.

Para las siguientes carpetas se deben seguir ciertas reglas:

PUBLICACIONES

CARPETAS_TRABAJO

2.1.2 Sincronización del DropBox

La sincronización del DropBox en las computadoras es la mejor manera de poder trabajar directamente en el repositorio y para poder hacer la sincronización debe de considerarse las siguientes indicaciones:

a. instalarse en C:/

b. seleccionar sincronización selectiva, es decir solo se debe de sincronizar las sub carpetas que están utilizando ejemplo: mega_procesamiento.

Se pueden compartir y sincronizar subcarpetas (a partir del segundo nivel de organización) a cuentas de Dropbox personales de colaboradores internos de APC. Para ésto, es importante tomar en cuenta que:

a. si se modifica el nombre de una carpeta en Dropbox cuando está sincronizada en otras computadoras (incluyendo cambios de mayúsculas a minúsculas se debe desvincular la carpeta a las cuentas personales de las otras computadoras antes de hacer el cambio de nombre porque sino la modificación sólo se realiza en la computadora que hizo la modificación y en los otros equipos permanece el nombre viejo.

b. al eliminar una carpeta compartida de Dropbox solamente se afecta en la cuenta personal pero el resto de los miembros pueden acceder a ella. Sin embargo, al eliminar archivos de una carpeta compartida, los archivos sí se eliminan para todos los miembros de la carpeta compartida.

2.1.3 Reorganización de carpetas del DropBox

Para reorganizar la información que se encuentra en las carpetas del DropBox se tienen que seguir los siguientes pasos:

  1. Mandar aviso a los colaboradores de la carpeta de las modificaciones que se van hacer, avisar que se va a desvincular las cuentas y que se van a eliminar las ligas que se tengan.
  2. Eliminar las ligas y desvincular cuentas de la carpeta.
  3. Descargar la carpeta a una computadora local para poder manipularla y hacer los cambios necesarios.
  4. Hacer respaldo de la carpeta antes de modificarla en un disco duro externo.
  5. Una vez que la carpeta esté organizada conforme al presente procedimiento, se tiene que eliminar la carpeta del DropBox para poder volver a subir la carpeta ya organizada. Es importante asegurarse que se tienen respaldadas las carpetas, tanto la organizada como la desorganizada, en un disco duro externo
  6. Sincronizar la carpeta arreglada
  7. Mandar aviso a los colaboradores de que ya se encuentra en el DropBox la carpeta organizada.

2.1.4 Reglas para el uso del Repositorio DropBox

Los colaboradores deben obligatoriamente leer el Reglamento de uso de GitHub y DropBox para hacer uso del repositorio.

2.2 Respaldo de información {#sección 26}

Toda información de un proyecto activo debe quedar respaldada en el DropBox, para que así, los responsables de la gestión de los activos de información puedan respaldar el dropbox semanalmente en un disco duro externo.

Si el proyecto está terminado, se debe de respaldar la información en dos discos duros externos y eliminarlo del DropBox.

2.3 Organización de activos de información

Para conocer la forma de organizar todos los tipos de activos de información generados por APC se cuenta con un protocolo (ver Protocolo de activos de información)

3. Uso de equipo {#seccion 3}

El asistente administrativo del APC se encarga de la asignación del equipo de cómputo, tarjeta de acceso, lugar para trabajar y entregar llave de la gabeta (ver Recibo de equipo y tarjeta de acceso).

Por ningún motivo se permite que el usuario del equipo decida cambiar el sistema operativo de la computadora que se le fue entregada. Los cambios de sistema operativo únicamente se harán bajo concenso del coordinador del proyecto y el jefe del APC si fuera absolutamente necesario para la realización de alguna actividad dentro del proyecto.

4. Uso de las instalaciones

Los colaboradores tienen que seguir las siguientes indicaciones: